EFD Induction er Europas største leverandør av industrielle induksjonsløsninger. De teller omkring 900 ansatte, og er lokalisert i 18 land. Kontorene i Tyskland og Norge – landene hvor EFD Induction har sine røtter – er de største. Det var her, samt i Frankrike, at den gamle kommunikasjons-infrastrukturen først ble erstattet av teknologi fra den tyske produsenten innovaphone. Etter hvert er hele infrastrukturen til selskapet bli modernisert og koblet sammen.

I mange år hadde EFD Inductions hovedkvarter i Skien brukt Alcatel 4400 til kommunikasjonsformål. Det var blitt vanskeligere å finne erstatninger for defekte komponenter, og derfor måtte enheten moderniseres. I søsterselskapene i Tyskland og Frankrike var situasjonen den samme. En markedsundersøkelse ble utført, basert på tradisjonelle teletjeneste-leverandører så vel som programvareløsninger. Etter at alle andre alternativer var eliminert - det var fortsatt fire andre løsninger igjen – måtte det siste valget foretas mellom Alcatel og innovaphone. Hovedkriteriene var at kunden skulle få mest mulig valuta for pengene, samt at tilbyderen hadde lokal kunnskap i hvert av landene hvor EFD hadde avdelingskontorer.

- EFD er et multinasjonalt selskap, og derfor var det endelige målet å integrere alle gruppens 16 selskapene inn i det samme systemet, sier Tore Kvaale, avdelingssjef Engineering og IT ved EFD Norge. EFD har også avdelinger i Sverige, Storbritannia, Spania, Italia, Russland, Brasil, Østerrike, Frankrike, Romania, USA, Kina, Japan og India. Kvaale fortsetter:

- For å være ærlig, oppnådde ikke innovaphone den høyeste scoren i denne sammenhengen, men fordi installasjonen er så enkel, minimeres behovet for lokale konsulenter. Dessuten kan konfigurasjonen gjennomføres eksternt, noe som var et annet pluss i innovaphones favør. Det var i tillegg et annet poeng som kvalifiserte innovaphones system som best:

- Å spare penger på kommunikasjon internt i selskapet er viktig. Med innovaphone blir investeringen for våre mindre avdelingskontorer relativt lav.

Å installere innovaphones løsninger i forskjellige land til samme tid, har krevd mye god planlegging og koordinering. Prosjektet ble ledet av Vcom, norsk distributør og kompetansesenter for innovaphone. Fra innovaphones side ble prosjektet koordinert av  Area Sales Manager for den nordiske regionen, og Area Sales Manager i Frankrike. Nordisk Sales Manager, Kent Jensen forklarer:
- Dette prosjektet involverte EFDs hovedkvarter og EFDs datterselskaper i forskjellige land, som snakket forskjellige språk. Dessuten måtte vi forholde oss til forskjellige partnere i hvert land – de respektive innovaphone-forhandlerne og distributørene. På toppen av det hele var også kravene til den nye løsningen forskjellige, noe som betød at prosjektet krevde mye nært samarbeid mellom alle parter.

Enkel installasjon, små tekniske forandringer

De første landene som installerte innovaphone-systemet var Norge, Tyskland og Frankrike. Derfor ble en innovaphone IP3010 VoIP gateway levert til henholdsvis Skien, Freiburg og Grenoble, fungerende som hovedsentraler. Installasjonstiden var kun litt forskjøvet i de ulike landene: i Norge hvor master-enheten er plassert, var det Protekt-IT som utførte arbeidet. Der tok det omtrent seks dagsverk å sette opp innovaphone-løsningen, i Tyskland tok forberedelsesarbeidet fire dagsverk, installasjonen fem, og den endelige konfigurasjonen ytterligere fem dagsverk. I Frankrike brukte to teknikere tre dager på å installere løsningen (seks dagsverk). Her oppstod det noen små problemer i forbindelse med det nye DECT-systemet. Disse problemene kunne for øvrig løses uten særlig tidstap.
Nå er arbeidsstasjonene utstyrt i henhold til individuelle krav: salgspersonell bruker ofte innovaphones klient "myPBX" (myApps), som er tilgjengelig med innovaphone. Den kombineres ofte med en softphone og hodesett når den brukes utenfor kontoret. På kontoret bruker de fleste ansatte innovaphone IP222 med eller uten headset. IP222 er en designtelefon med banebrytende teknologiske detaljer. Den er en del av innovaphones produktfamilie, som vant den populære «red dot award: product design».

Fordeler med det nye systemet og generelle utsikter

- Spesielt IP222 er populær hos de ansatte, og fungerer veldig bra, erklærer Tore Kvaale, og tilføyer:

- Stemmekvaliteten er veldig god. I begynnelsen var menyen på telefonen litt vrien, men å bruke myPBX for å styre telefonene er veldig populært.

I Tyskland var responsen på innovaphone-utstyret også positiv:

- I begynnelsen var det noen klager på lyden, som var "for klar" eller "for bra" - men nå er nesten alle fornøyde med lydkvaliteten. Og bokstavelig talt alle er veldig fornøyde med myPBX, sier Jürgen Hoffmann, IT Systems Administration, EFD Tyskland.

Når det gjelder tid og innsats for administrasjon og vedlikehold, trekker alle de tre stedene samme konklusjon:

- Mye enklere enn det gamle systemet, vi kan gjøre mesteparten av jobben selv, sier Jürgen Hoffmann. Giuseppe Battisti, hans franske kollega og ansvarlig IT Manager i Frankrike, tilføyer:

- Administreringen er ikke for vanskelig for grunnleggende operasjoner, som å legge til brukere og telefoner, opprette mailbokser etc.

Giuseppe Battisti avslutter med å si:

- Selv med noen problemer, kan vi si at kjernesystemet fungerer. Brukerne er tilfredse med den nye løsningen. Det er fortsatt noe arbeid som gjenstår, men jeg er trygg på at det vil bli en suksess, og at tjenesten vil opprettholde et høyt nivå etter hvert. Han smiler:

- "Rom ble ikke bygget på én dag."

Alle er enige om den økonomiske effekten av den nye løsningen:

- Alle interne samtaler mellom EFD Norge, EFD Tyskland og EFD Frankrike er nå kostnadsfrie, noe som var en av de kalkulerte fordelene, og som er veldig bra. Vi venter på en «least cost routing»-funksjonalitet. Dette vil gjøre at vi sparer enda mer penger, sier Tore Kvaale. Når det kommer til de tekniske forventningene til det nye systemet, fastslår Jürgen Hoffmann:

- Våre tekniske forventninger har blitt oppfylt 110 prosent. Alt fungerer mye bedre enn forventet.

 

Dette prosjektet er gjort i samarbeid med:

 

Protekt IT, Skien